Як заповнювати Таблицю 5 Додатка 4: детальне роз’яснення

Інформація, необхідна для заповнення Таблиці 5, вибирається з Покажчика професійних назв робіт (додаток А (обов’язковий) або Б (довідковий)) Класифікатора професій ДК 003:2010.

Що і як заповнити?

В таблиці 5 за працівником, за яким відображається інформація, треба буде зазначати таке:

Графа «12. Професiйна назва роботи» 

— відображайте професійну назву роботи згідно з Класифікатором (графа 5 Класифікатора);

Графа «13. Код 3КППТР» 

— відображайте код Загальносоюзного класифікатора професій, посад і тарифних розрядів.

Шукайте код у другій графі Класифікатора (наприклад, для посади сторожа — 18883).

Зверніть увагу: якщо в Класифікаторі не передбачений код ЗКППТР, то графу 13 таблиці 5 не заповнюйте;

Графа «14. Код класифiкатора професiй»

— відображайте код з першої графи Класифікатора(наприклад, для посади сторожа це буде 9152).

Безумовно, якщо Звіт з ЄСВ формується в спеціальній програмі, то дані графи 12 вибираються із спеціального довідника, а дані граф 13 і 14 будуть «підтягнуті» автоматично;

Графа «15. Посада». 

Тут треба вписати найменування посади, на яку прийнятий працівник. Найменування посади має відповідати запису в трудовій книжці. Зверніть увагу: по працівниках-сумісниках такого запису в трудовій книжці може не бути. У цьому випадку для відображення інформації в графі 15 таблиці 5 ЄСВ-звіту орієнтиром будуть інші кадрові документи: наказ про прийняття на роботу, штатний розпис, трудовий договір. У трудовій книжці запис про роботу за сумісництвом може бути зроблений за бажанням працівника. Такий запис робить окремим рядком основний роботодавець.

За роз’ясненнями фахівця Пенсійного фонду, графи 12 — 15 заповнюємо лише у випадку відображення інформації про прийняття, переведення, звільнення працівника! За рядками з відпустками (у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до 3 та від 3 до 6 років), а також при відображенні інформації, пов’язаної з договорами цивільно-правового характеру, графи 12 — 15 не заповнюємо;

Графа «16. Документ-пiдстава про початок роботи та відпустку, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду». 

Назва цієї графи говорить сама за себе — тут повинні зазначати найменування, номер і дату документу, на підставі якого відбулася одна з подій: прийняття на роботу або звільнення, переведення працівника на іншу посаду, початок і закінчення цивільно-правових відносин, початок і закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до 3 (6) років.

Якщо це трудові відносини, то таким документом у є наказ (нюанси будуть, якщо працівниці надають відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо відносини цивільно-правові — договір;

Звертаємо увагу, що назва посади відповідає запису у трудовій книжці.

• реквізит 15 «Посада»;
• реквізит 16 «Документ підстава про початок, кінець трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду, роботи та відпусток»;
• реквізит 17 «Підстава для припинення трудових або цивільно-правових відносин»:

запис про переведення працівника на іншу посаду або роботу у того самого страхувальника вноситься у таблицю 5 в такому самому порядку, як і про прийняття на роботу. Записи про причини звільнення в таблиці 5 мають вноситися у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

У разі якщо за даними страхувальника протягом звітного періоду не було зафіксовано фактів укладання та розірвання трудових угод (цивільно-правових договорів), зміни посади, термінів проходження військової служби або надання відповідної відпустки, таблиця 5 додатка 4 не формується та не надається.

Якщо протягом звітного періоду страхувальником із застрахованою особою було розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір), а потім знову укладено, на таку застраховану особу робиться два записи в таблиці 5 додатка 4 до цього Порядку: перший – із зазначенням дати припинення трудових відносин, другий – із зазначенням дати початку трудових або цивільно-правових відносин.

У разі якщо особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці зазначається дата початку відпустки.

У разі якщо в особи закінчилась відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці зазначається дата закінчення відпустки.

Графа «19. Вiйськове звання». 

Тут зазначають військове звання військовослужбовця. При цьому якщо у військовослужбовця змінюється військове звання, то заповнюють 2 рядки: в першому рядку вказують старе звання (графа 19), а в графі 11 «дата закiнчення» число, по яке воно діяло. У другому рядку в графі 19 вказують нове звання, а в графі 11 «дата початку» число, з якого присвоїли нове звання. Зверніть увагу: звичайні роботодавці графу 19 не заповнюють. Ця графа стосується військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу Міноборони, СБУ, МВС, Державної служби України з надзвичайних ситуацій, ДФСУ та інших військовослужбовців, що мають код категорії застрахованої особи 51-63 в додатку 2 до Порядку № 435. Це усі головні нововведення таблиці 5 ЄСВ-звіту. Але ще хочемо зупинитися на одному нюансі при заповненні граф 12 — 14, а точніше, на Класифікаторі. Адже саме на його основі вносять дані в ці графи.

Як працювати з Класифікатором?

Хотілося б зазначити, що необхідність роботи з Класифікатором при складанні кадрової документації була і раніше, і вона закріплена Інструкцією № 58.

Наприклад, записи про найменування роботи, професію або посаду, на яку прийнятий працівник, виконуються відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі. Тобто посада, на яку приймають працівника, має бути однаковою і в трудовій книжці, і в наказі про прийняття на роботу, і в трудовому договорі (контракті), і в штатному розписі, і в інших кадрових документах. А її назва, у свою чергу, повинна відповідати найменуванню професії/посади з Класифікатору.

Тепер, з нововведеннями в заповненні таблиці 5, дані з Класифікатора, а саме професійну назву роботи (професії, посади), а також її код треба відображати і в ЄСВ-звіті. Іншими словами, якщо раніше роботодавець міг не надто морочитися з вивченням Класифікатора, то тепер від цього нікуди не подітися. Як же у Класифікаторі знайти потрібну професію, посаду? Наведемо коротку інструкцію.

Основні найменування професійних назв робіт (професій, посад) наведені в додатках А та Б до Класифікатора. У додатку А професії згруповані в 9 розділах:

• розділ 1 «Законодавці, вищі державні службовці, керівники, менеджери (управителі)»;
• розділ 2 «Професіонали»;
• розділ 3 «Фахівці»;
• розділ 4 «Технічні службовці»;
• розділ 5 «Працівники сфери торгівлі та послуг»; — розділ 6 «Кваліфіковані робітники сільського та лісового господарств, риборозведення та рибальства»;
• розділ 7 «Кваліфіковані робітники з інструментом»;
• розділ 8 «Робітники з обслуговування, експлуатації та контролювання за роботою технологічного устаткування, складання устаткування та машин»;
• розділ 9 «Найпростіші професії».

Тут же наведені коди ЗКППТР (код загальносоюзного класифікатора професій посад і тарифних розрядів) і КП, які потрібні для заповнення таблиці 5 Звіту з ЄСВ.

Зверніть увагу: код ЗКППТР є не у всіх професійних назв робіт. А ось код КП зазначений по кожній професії, наведеній у Класифікаторі. Тому графа 13 (код ЗКППТР) може бути не заповнена, а ось графу 14 (код КП) заповнюйте завжди.

Якщо вам складно орієнтуватися в Класифікаторі, то потрібну професію можна знайти в додатку Бдо Класифікатора. Цей додаток зручніше, у ньому всі професійні назви робіт розташовані в алфавітному порядку. Також у Класифікаторі є ще й додаток В (обов’язковий). У ньому наведені похідні слова (віце-, головний, заступник, провідний, молодший та ін.) до професій (професійних назв робіт). Ці слова можна використати для утворення нових найменувань професій, але за умови збереження галузевої і функціональної приналежності, кваліфікаційних вимог, виключення дублювання, збереження коду таких професій.

Крім того, відповідно до примітки 2 до додатка В можна розширити назви професій термінами і словами, які уточнюють місце роботи, виконувані роботи, сферу діяльності за умови дотримання лаконічності викладу, якщо інше не передбачене в Класифікаторі або інших нормативно-правових актах.

Увага! Об’єднання двох різних назв професій через дефіс, наприклад «бухгалтер» і «касир», в одну «бухгалтер-касир» є помилкою. Створювати розширені назви професій через дефіс або з наведенням уточнень у дужках, окрім передбачених у Класифікаторі, не можна.

Що робити, якщо посада не відповідає Класифікатору?

Звісно, виправлятися — приводити посаду у відповідність до Класифікатора. А як бути, якщо посада, на якій працює працівник, передбачена нормативно-правовими актами, але її немає в Класифікаторі? Саме така проблема виникла в деяких бюджетних організаціях, установах, закладах.

Так, наприклад, постановою № 268 (додатки 48 — 54) для посадових осіб ОМС (органи місцевого самоврядування) передбачені такі посади, як головний спеціаліст, провідний спеціаліст, спеціаліст 1 категорії, спеціаліст 2 категорії, спеціаліст. При цьому типові професійно-кваліфікаційні характеристики таких посад спеціалістів місцевого самоврядування, які виконують роботу, пов’язану з одним з напрямів роботи виконавчого комітету, затверджені наказом Головного управління державної служби України від 29.12.2009 р. № 406.

А в штатних розписах і трудових книжках працівників посади записують як «Спеціаліст із земельних питань», «Спеціаліст з питань роботи з молоддю, фізичної культури і спорту» тощо (див. лист Мінсоцполітики від 04.08.2017 р. № 2084/0/101-17/284).

Так от, у Класифікаторі цих найменувань професій немає. Зі «спеціалістів» у ньому можемо знайти, наприклад, такі, як спеціаліст державної служби, спеціаліст з питань персоналу державної служби, спеціаліст-бухгалтер, спеціаліст-юрисконсульт (код КП 2419.3). Як бути, що зазначати в графах 12 — 14? Це питання, на жаль, поки залишається відкритим. Сподіваємося, незабаром ми почуємо відповідь на нього.

Ще раз звернемо вашу увагу на те, що в таблиці 5 ЄСВ-звіту відображаємо інформацію лише щодо подій, які відбулися у звітному місяці. Вносити в серпневу таблицю 5 інформацію за всіма працівниками підприємства, установи, організації на тій підставі, що раніше найменування їх посад не світились в пенсійній звітності, не треба!