КАЙДЗЕН – МОДЕЛЬ УПРАВЛІННЯ БІЗНЕСОМ, ЯКА ПІДКОРИЛА СВІТ

Чи знаєте ви, що серед японців немає такого поняття, як «робота мрії»? Вони люблять кожну справу, за яку беруться, що дозволяє цій країні демонструвати чудові економічні показники. І все це завдяки особливому підходу до роботи! Кайдзен – це японська філософія або практика, яка акцентує увагу на постійному поліпшенні процесів виробництва, оптимізації допоміжних бізнес-процесів і управління, а також удосконалення всіх аспектів життя співробітників.

Мабуть, найбільш відомою компанією у світі, яка використовує філософію кайдзен, є Toyota. Японці вважають, що раціональна організація виробництва і взаємодії співробітників компанії так само важлива для ефективності, як і потужна система продажів і сильний маркетинговий план. Продуктивність компанії залежить від якості організації робочого процесу і прозорості розподілу обов’язків.

Погодьтеся, дисципліна, організованість і прозорість – це дефіцитні складові майже у всіх вітчизняних компаніях. Навіть українському уряду їх дуже не вистачає.

Філософію кайдзен, яка націлена на безперервну оптимізацію менеджменту на всіх етапах існування компанії, можна застосувати практично в будь-якій сфері бізнесу або державного управління. Сьогодні її почали використовувати в Міністерстві аграрної політики і продовольства України. Головний прихильник східної філософії у згаданому міністерстві –  Владислава Рутицька, заступник міністра з питань європейської інтеграції.
Основи філософії кайдзен
Щоб удосконалити організацію процесів і поліпшити якість виробництва, кайдзен пропонує ряд інструментів:
– скорочення витрат. Можна домогтися завдяки постійному підвищенню ефективності праці, зменшенню витрат на менеджмент і виробництво.
– організація робочого процесу. Головне завдання – домогтися порядку на робочому місці, в такий спосіб гарантувавши високу продуктивність і ефективність кожного окремо взятого співробітника.
– контроль якості. Дозволяє забезпечити випуск якісної продукції і підібрати кращу для конкретно взятої компанії продуктивність праці.
– систематизація. Перманентне навчання співробітників і високий рівень дисципліни дозволяють підтримувати ефективність організаційних і виробничих процесів, а також гідну якість продукції.
Ключовим елементом філософії кайдзен є участь усіх співробітників компанії в оптимізації організаційних процесів. Кожен член колективу, від стажиста до власника бізнесу, повинен пропонувати поліпшення моделі виробництва і організації праці в рамках своєї компетенції. Щоб стимулювати активність співробітників, філософія кайдзен розробила особливу систему мотивації, яка допомагає працівникам добитися поставлених цілей.

5 S – ключові елементи філософії кайдзен
Кайдзен базується на ряді основоположних принципів, які сприяють досягненню цілей компанії. Одним із головних вважають правило організації робочого простору. Прихильники філософії переконані, що робоче місце кожного співробітника відображає його спосіб мислення і, отже, впливає на ефективність праці та якість виконання робочих обов’язків.

 У рамках філософії кайдзен виділяють п’ять правил організації робочого простору, які отримали назву 5 S (усі складові починаються з літери S):
 Seiri – акуратність. Мається на увазі виключення всіх зайвих деталей і процесів із робочого простору працівників.
 Seiton – порядок. Вимагає чітко визначити місце для всіх інструментів на робочому місці співробітника. Змінити розташування можна тільки з метою оптимізації окремих виробничих процесів або управлінського циклу.
 Seiso – чистота. Робочий простір має завжди бути ідеально чистим.
 Seiketsu – стандартизація. Робоче місце і виробничі процеси організовані на підставі строгих правил.
 Shitsuke – дисципліна. Співробітники беззаперечно дотримуються встановлених правил.
Ці принципи мають застосовуватися не тільки на роботі, але і в повсякденному житті. Після закінчення Другої світової війни філософія кайдзен дозволила японським компаніям швидко відновити свою діяльність і навіть наростити виробництво.

Як це працює в дійсності
Застосування простих правил кайдзен сприяє вдосконаленню виробництва, зростанню продуктивності, злагодженості робочих процесів і практично гарантує високий рівень пристосованості компанії до змін. Для повноцінного функціонування компанії на основі ідей філософії кайдзен необхідні:
– налагоджена система документування робочих процесів. Вона має на увазі створення і дотримання вказівок, директив, правил та інших подібних документів, покликаних уніфікувати виробничі та управлінські процеси, а також взаємовідносини членів колективу.
– турбота кожного співробітника про свій особистий робочий простір. Працівники будь-якої успішної компанії повинні дотримуватися правила «у всього є своє місце».
– продуманий розподіл обов’язків і компетенцій. Кожен працівник повинен чітко розуміти межі своїх функцій.
– об’єктивні та чіткі вимоги до співробітників і їх продуктивності. Працівники повинні знати, чого від них очікують і з якою продуктивністю потрібно працювати.

Найвідомішим прикладом застосування філософії кайдзен в бізнесі є схема організації виробництва PDCA (Plan – Do – Check – Act). Цей принцип ліг в основу управління в компанії Toyota. Він має на увазі циклічне повторення набору алгоритмів (планування – дія – перевірка – доопрацювання), яке дозволяє знайти баланс між високоякісною продукцією і постійним впровадженням змін.

Як ви можете використовувати філософію кайдзен прямо зараз?
Спочатку треба скласти список того, що ви бажаєте покращити, і того, що заважає вам демонструвати високу продуктивність. Проаналізуйте, які з цих справ майже не відносяться до ваших робочих обов’язків. Визначте, які процеси можна скоротити (перевірка пошти, аналіз документів) або передати людям, до чиєї спеціалізації вони належать.

Скажімо, в деяких компаніях довіряють своїм менеджерам з продажу розрахунок вартості послуг, формування рахунків та складання контрактів. Хоча, як правило, рахунками займається бухгалтерія, а договорами – юридичний відділ. Але якщо співробітник знає, як правильно підготувати документ, чому він повинен чекати, поки інші зроблять це замість нього?

Подумайте, від яких процесів і дій ви можете відмовитися і доручити їхнє виконання іншим співробітникам. Пам’ятайте, що еволюційні зміни в компаніях починаються з простих змін!

Відкинувши все зайве, необхідно вибудувати алгоритм дій, впорядковуючи робочий процес. Можна завести робочий щоденник, записуючи в нього всі виконані справи і фіксуючи витрачений на них час. Так ви зможете побачити, які дії віднімають у вас найбільше часу. Якщо це буде рутина, то ви зрозумієте, як потрібно розставити пріоритети, щоби встигнути виконати найважливіші завдання. Якщо ви розумієте, що перед вами стоїть 2-3 ключові завдання, краще поставити їх на час, коли ваша продуктивність знаходиться на максимальному рівні.

Коли ви позбудетеся справ, які не входять до сфери вашої компетенції, створите робочий план та впорядкуєте свій робочий простір, необхідно буде систематизувати ваші досягнення. Кожен день ви повинні дотримуватися одного алгоритму. Тоді результати не змусять себе довго чекати.

Згодом у вас виробиться новий спосіб роботи. Вам варто дотримуватися нової стратегії і не повертатися до старих методів праці і звичок. Розробляючи інноваційний підхід, ви будете знаходити зміни, які дозволять підвищити ефективність. Пам’ятайте, що ви повинні весь час шукати можливості для вдосконалення робочого процесу.

Суть філософії кайдзен в бізнесі можна звести до такого принципу: якщо ви завтра не станете краще, значить, ви стаєте гірше. Кайдзен – це націленість на досконалість, яка одночасно є як безперервним процесом, так і головною місією виробництва, організації та управління в компанії.