Алгоритм заповнення та обов’язок ведення особової картки працівника

Детальне роз’яснення алгоритму заповнення та ведення особової картки працівника.

Визначення особової картки та обов’язковість її ведення

Форма №П-2 «Особова картка працівника», затверджена наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656, є типовою формою первинної облікової документації. Цей наказ, яким затверджено типову форму, в Мін’юсті не зареєстрований (типові форми не підлягають державній реєстрації), а отже, не є обов’язковим до виконання.

Тому підприємство може розробити свою форму особової картки на підставі затвердженої Держстатом форми. Хоча наявність особової картки діючої форми зніме принаймні одне питання під час перевірок від Держпраці.

Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06 вважає, що типова форма №П-2 «Особова картка працівника» є основним первинним документом з обліку особового складу. Таке ствердження було зроблено на підставіп. 1.6 р. І «Загальні положення» Інструкції № 286. Однак первинний документ з обліку особового складу і первинний бухгалтерський документ – це різні речі. Якщо первинний документ за визначенням, наведеним у Законі про бухоблік, повинен містити інформацію про господарську операцію, у первинних документів з обліку особового складу інше завдання – це облік відомостей про працівників (так званий, кадровий облік), зокрема, для державних статистичних спостережень.

У листі від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06  Мінсоцполітики зауважило, що ведення первинних документів з обліку особового складу є обов’язковим для всіх роботодавців в т.ч. для роботодавців-фізосіб, це випливає зі змісту абзацу другого п.1.1 р.І Інструкції №286, за яким її дія поширюється, в тому числі і на таку категорію роботодавців.

Тому особова картка є обов’язковим документом для будь-якого роботодавця (інша справа, що Держпраці, як правило, перевіряє суб’єктів господарювання, а не звичайних фізосіб).

Особову картку потрібно заводити та заповнювати на кожного працівника (у тому числі на сумісників) в одному примірнику.

Зміст особової карти та порядок заповнення

Форма особової картки містить крім заголовної частини п’ять розділів:

• І. Загальні відомості;
• ІІ. Відомості про військовий облік;
• ІІІ. Професійна освіта на виробництві (за рахунок роботодавця);
• ІV. Призначення та переведення;
• V. Відпустки.

Загальні відомості про працівника зазначити дуже просто на підставі документів, які надає працівник при прийнятті на роботу та пізніше, в разі зміни наданих раніше відомостей. Нагадаємо, що згідно із ст. 24 КЗпП, при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи. При заведенні особової картки на новоприйнятого працівника потрібна ще його фотографія, оскільки у формі особової картки відведено для неї відповідне місце.

Таким чином, прізвище, ім’я та по-батькові, дата народження та адреса, громадянство, родинний стан зазначаються відповідно до відомостей з паспорту працівника (або документу, що його замінює). Відомості про освіту – відповідно до поданого працівником документу про освіту. Відомості про попередні місця роботи, трудовий стаж і причину звільнення з останнього місця роботи – на підставі трудової книжки тощо.

Зупинимося детально на заповненні розділу ІІ щодо відомостей про військовий облік, адже вони є предметом особливої уваги з боку Міноборони:

• у частині «Назва райвійськкомату за місцем реєстрації» розділу II дані наводяться на підставі подання військово-облікових документів,
• в частині «Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання» — відповідно до інформації, отриманої у військовому комісаріаті після проведення перевірки державними органами.

Зверніть увагу: підприємства, установи та організації, в яких працюють призовники і військовозобов’язані, повинні у 5-денний строк з дня подання відповідних документів вносити до особових карток призовників і військовозобов’язаних зміни щодо їх сімейного стану, місця проживання (перебування), освіти, місця роботи і посади та надсилати щомісяця до 5 числа повідомлення про зміну облікових даних до районних (міських) військових комісаріатів за місцем реєстрації, про що зазначено в військово-обліковому документі.

Розділ ІІІ заповнюється тільки у разі здійснення, якщо роботодавець навчає своїх працівників за власний рахунок – або безпосередньо на виробництві, або у відповідних навчальних закладах.

Зверніть увагу: в цьому розділі наводиться назва документа, що посвідчує професійну освіту і ким він виданий. Отже, наприклад, участь працівників в семінарах бухгалтерського обліку, може і навчить ваших працівників новому, але в їх особистій картці не зазначається (адже дипломів про освіту не дає).

Розділ ІV містить інформацію про службову кар’єру працівника у певного роботодавця і заповнюється на підставі відповідних наказів про призначення та переведення. Звісно, що перший запис в цьому розділі робиться при прийнятті працівника на роботу, адже тоді його вперше призначають на певну посаду.

Зверніть увагу: п. 2.5 Інструкції №58 встановлено, що з кожним записом про призначення або переведення працівника на нову посаду, що заноситься до трудової книжки,  власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова форма №П-2).

Але, якщо посадовою інструкцією працівника передбачене виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності, то такі обов’язки належать до його трудової функції і виконуються без видання окремого наказу. Записи про виконання таких обов’язків до трудової книжки та особової картки № П-2 також не вносяться. 

У розділі V «Відпустки» відображається інформація виключно про надані працівнику відпустки. У розрізі їх видів, із зазначенням дат початку і закінчення та за який період відпустка надавалася, а також номеру наказу про її надання.

Зверніть увагу: більше в жодному типовому кадровому документі такої зведеної інформації про використані працівником відпустки ви не знайдете. Тож, складати цей розділ особової картки слід найбільш уважно. Саме за ним при звільненні працівника буде визначатися кількість днів невикористаних працівником відпусток, які підлягають компенсації.

Інформація про звільнення працівника наводиться наприкінці зворотного боку форми на підставі відповідного наказу.

А ще наприкінці особової картки зазначається підпис працівника із датою такого підпису. Наскільки цей реквізит особової картки є обов’язковим, коли він проставляється і для чого він потрібен, адже відомості в самій картці протягом трудових відносин неодноразово доповнюються?

Виходячи з форми особової картки можна зробити висновок, що саме цей підпис (наприкінці форми) проставляється при прийомі працівника на роботу, після заповнення в особовій картці тих даних, які були наявні на той момент. Таким підписом працівник підтверджує згоду із даними, які наведені в його особовій картці. Що стосується відомостей, які зазначаються в особовій картці пізніше, то підпис працівника потрібен лише щодо випадків переведення або призначення працівника на певну посаду.

Що робити, якщо працівник відмовляється підписувати особову картку? Чинне законодавство не дає відповіді на це питання. Разом з тим, на думку Мінсоцполітики, з метою фіксації та підтвердження такої відмови посадовими особами підприємств, установ та організацій можливе складання акта в довільній формі.

Відповідальність роботодавця за відсутність особових карток

З огляду на ст. 265 КЗпП, до роботодавця за відсутність особових карток, так само, як і за помилки при їх веденні, при перевірках Держпраці може буде застосовано штраф у розмірі 1 мінзарплати, встановленої на момент проведення перевірки (у 2017 році – 3200 грн). Посадовим особам, які відповідають за ведення таких особових карток, загрожуватиме, крім дисциплінарної, адміністративна відповідальність за ст. 41 КУпАП. Хоча, оскільки Держпраці перевіряє не саме ведення особових карток, а виконання вимог трудового законодавства в цілому, то окремо за кожне порушення інших вимог законодавства з праці роботодавця і його посадових осіб не штрафуватимуть.

Отже, якщо таких порушень за певний період, що перевіряється, буде кілька, відповідальність буде однаковою.Так само, не має значення кількість відсутніх особових карток – одної чи на всіх працівників.