Правила подання повідомлень про новоприйнятих працівників

Порядок повідомлення ДФС та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу затверджений постановою Кабміну №413.

Зокрема, Постановою №413 визначено, що повідомлення про прийняття працівника на роботу подається власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (особою) чи ФОП до територіальних органів ДФС за місцем обліку їх як платника ЄСВ за формою згідно з додатком до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.

Норми ст. 24 КЗпП та Постанови №413 поширюються на всі випадки, коли працівник виконує роботу на умовах трудового договору, при цьому працівник не може бути допущений до роботи без повідомлення до ДФС та її територіальних органів, оскільки в названих законодавчих актах чітко визначено, що повідомлення до ДФС подається до початку роботи працівника.

Слід знати, у графах 8 і 9 форми повідомлення про прийняття працівника на роботу (додаток до Постанови № 413) подається інформація про дату видання наказу, дату виходу працівника на роботу, та зазначається дата формування повідомлення. Тож повідомлення про прийняття на роботу є частиною укладання трудового договору.

Водночас, у регіональній фіскальній службі нагадують про нюанси подання такого повідомлення, зокрема:

• дата наказу про прийняття працівника на роботу та дата початку роботи працівника не співпадають;
• подання повідомлення про прийнятих працівників за допомогою підприємств поштового зв’язку не передбачено (лист Мінсоцполітики  від 19.08.2015 р. №1069/13/84-15);
• встановлено реквізити, які дають можливість подання уточнюючого повідомлення у разі необхідності внесення змін до повідомлення про прийняття працівника на роботу або допущення помилки роботодавцем (тип: початкове або скасовуюче).

Тобто у разi якщо роботодавцем було подано повідомлення про прийняття працiвника на роботу, але працiвник так i не приступив до виконання обов’язків, то роботодавцем подається повiдомлення про прийняття працiвника на роботу типу «скасовуюче» (лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. №492/13/84-16).

Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором в один із таких способів: засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог чинного законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису; на паперових носіях разом з копією в електронній формі; на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.

Власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган (особа) чи фізична особа подає повідомлення про прийняття працівників на роботу на паперових носіях за умови, якщо на дату формування такого повідомлення у страхувальника трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма найманими працівниками. Тобто у повідомленні заповнюються рядки не більше ніж на п’ять прийнятих осіб, незалежно від кількості уже працюючих на підприємстві найманих працівників (лист ДФС від 05.10.2015 р. №21095/6/99-99-17-03-03-15).

За матеріалами ДФС у Чернівецькій області